Colaborador: Jorge Galindo, GDG Cádiz.
¿Cómo organizar un evento para 400 personas? Caso de éxito del Material Fest.
Material Fest fue un evento desarrollado el sábado, 31 de enero del 2015 con una afluencia de 400 personas divididas en dos targets. Desarrolladores móviles y diseñadores digitales. Teniendo en cuenta que se vendieron todas las entradas (de hecho, hubo hasta reventa) y que el feedback de asistentes, speakers fue excelente, podríamos hablar de un caso de éxito.
El concepto del evento era claro. Aunar en un mismo lugar a profesionales de los dos sectores para que nos contaran su perspectiva al crear productos de calidad. Nos focalizamos en hablar de la experiencia, no era un evento teórico, era algo diseñado desde las trincheras.
Cuando organizas un evento tienes que tener claro que es un potaje donde hierven muchas variables y constantes. Fuera de conceptos aburridos y lógicos como “Hacer un presupuesto” o “Elegir bien la localización” he querido centrarme en otro tipo de constantes. Elementos que se repiten en la organización de un evento y que han sido clave en el Material Fest.
Show me the money!
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El evento no tenía un objetivo económico. Es decir, detrás no había una organización o empresa que tuviera intención de sacar tajada con ello, eso nos permitió redirigir todo el dinero al confort de los asistentes y speakers.
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Había un pulmón financiero. Organizar un evento cuesta dinero y depende de las expectativas que tengas costará más o menos. En este evento,
47 Degrees fue el pulmón para acometer los gastos que se tienen a priori (por ejemplo, viaje y alojamiento de ponentes). Si no tienes un pulmón que acometa esos gastos tendrás que cerrar a priori sponsors o bajar las expectativas del evento. Normalmente los sponsors tardan en pagar y el dinero de entradas, dependiendo de como las gestiones, tardará más o menos en llegar.
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La entrada costó dinero. Aunque parezca una obviedad, cuando organizas meetups y eventos en España estas acostumbrado a que muchos sean gratuitos. Por los sponsors que teníamos cerrados a priori el evento podría haberse organizado de forma gratuita pero no quisimos.
- ¿Por qué? Cuando la entrada de un evento es gratuita un porcentaje de los asistentes no acuden. Lamentablemente, al no costar dinero, no valoran la entrada por lo que no valoran tu trabajo.
- ¿Qué hicimos? El precio de la entrada fue lo suficientemente poco para que cualquiera pudiera venir pero lo suficiente "alto" para que te doliera un poquito gastarlo. 15 €.
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Gestión de entradas. Hay muchas plataformas donde gestionarlas pero hay tres puntos claves que tienes que tener en cuenta.
- Porcentaje del servicio. Las plataformas te van a cobrar algo por utilizarlas (lógico). Cuando lo evalúes valora el conjunto, no el coste de cada entrada y ten en cuenta los porcentajes de transacción de venta (cada plataforma de pago tiene un coste asociado)
- Devolución del dinero. Una vez acabado el evento, la plataforma te devuelve la pasta (digo devolver porque ya está pagado, se encuentra en un limbo al que no tienes acceso). Dependiendo de la plataforma y la forma de pago tardará más o menos.
- Plataforma social. Es tremendamente importante la usabilidad y conocimiento de la plataforma escogida así como que recoja los mailings de todos los asistentes. Después esos mailings serán utilizados para newsletters a todos los asistentes.
- Recomiendo las siguientes plataformas:
- EventBrite (con Paypal sólo, de la otra forma es muy caro)
- Ticketea. Su servicio de atención al cliente es ejemplar y su porcentaje es menor que EventBrite.
El equipo
- Delegar es para mí la palabra clave en la organización de un evento. Rodéate de gente resolutiva y sobre todo complementaria. En ese sentido, MaterialFest fue todo un éxito por la gente que formó la organización.
- Lole y Pablo de The Big House hicieron todo el trabajo diseño del evento y se encargaron del track de diseño digital. Fueron sin duda los que le dieron la personalidad al Material Fest.
- Alex Ahumada de Colophon se encargó de todo el proceso de producción y grabación. En ese sentido se encargó de fotografía, grabación de charlas y lanzamiento de teasers.
- Francisco Bueno. Fran fue nuestra pata logística, el encargado de coordinar todo para que fuera sobre ruedas.
- Teresa Suarez y Lucia Benitez encargadas de la comunicación del evento. Tremendamente importante las notas de prensa y la comunicación para tener la mayor difusión posible. Pieza clave.
- Mención especial a Israel Boza y a Francisco Anaya. Grandes compañeros de batallas en otros eventos y sin cuya experiencia y ayuda no hubiera sido posible.
Los detalles.
- Hay una frase de Charles Eames que dice: “Los detalles son el diseño”, pues la pillo prestada para decir que para mí “Los detalles son el evento”.
- Mailings a los asistentes, como por ejemplo con la información sobre la ciudad y cómo llegar. De ahí la importancia de tener los emails.
- Enfoque. Muchos eventos tratan de todo y de nada. Cuanto más ambiguo sea tu evento más disperso va a ser tu target de asistentes. Intenta concretar, intenta ir a por un target definido.
- Diseño e identidad marcada en todo lo que hagas. Desde el Lanyard hasta la Welcome pack.
- Cuida al ponente. Haz una cena el día antes para conocerles y cuida los detalles de su estancia dentro y fuera del evento.
- Cuida al esponsor.
- Explota la localización en la que estás con puntos territoriales. En este caso Cádiz daba mucho de sí. La playa y los chicharrones fueron un gran atractivo.
- Controla los tiempos de las charlas y que alguien de la organización presente a cada ponente personalmente.
Y la más importante para el final…
Disfruta.
- Plantea el evento al que tú irías. Un evento al que a ti te gustaría asistir.
- Work hard, party hard. Nosotros clausuramos con un concierto de música y el día antes abrimos con una fiesta de inauguración. La gente viene a aprovechar el fin de semana y quiere aprender lo máximo y pasarlo bien. Ten cuidado. Muchas veces organizarlo en una universidad no es compatible con el componente diversión.
- La pasión es el motor del evento. Si algo te motiva y crees en él sabes cómo poder transmitirlo.
Con estas mismas constantes pero con diferentes variables estamos organizando para octubre el
Lambda World, un evento internacional de programación funcional. Si os gusta la programación funcional nos veremos allí con una cerveza en la mano y una lambda en la otra.
